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图:客户专程赴和君赠送奖杯(左一为合伙人贺陈鹏)

文/张晓

先进方法论指导下的系统解决方案的工具化落地——

职位说明书还能这样写

逻辑严谨、环环相扣、颠覆传统、操作简便、结构清晰、整齐美观。。。。。。

这样的词还有很多很多,但都不足以描述这个神奇系统的巨大威力和系统背后先进的方法论与咨询理念。

  

——智奇铁路职位优化及定岗定编项目案例

项目概述

智奇铁路设备有限公司,是由山西太重集团与意大利路奇霓铁路产品集团合资成立的,一家以制造高铁设备为主的高科技制造企业,也是目前中国唯一一家高速动车组轮对生产和检修基地。因为政策和行业原因,高铁行业的发展进入了停滞状态,由此带来了智奇管理干部的人岗匹配和职业天花板问题。在这种背景下,他们找到了和君咨询并很快启动了职位优化及定岗定编项目。

为达成该工作目标,项目组需要完成管理诊断、内部访谈和工作分析、战略访谈和价值链分析、组织体系分析及职能梳理、部门职能分解、岗位职责分解、职位评估、任职资格模型设计、岗位说明书编制等关键工作,并向客户提交《管理诊断报告》、《职位优化报告》、《职位说明书》、《职位价值评估组织和设计方案》、《任职资格设计方案报告》、《360测评报告》和《实施里程碑计划》等7大成果文件和《职位说明书及任职资格管理系统》等工具软件。而这一切,需要在二个月的时间内全部完成。和君项目组不负众望,在项目合同约定的时间内,以专业、敬业、职业的态度,圆满完成了客户交给的任务,赢得了智奇上至高管下至普通员工的充分肯定和赞赏。客户高管说, “我们的项目金额是40万元,但是我们得到的却是80万元、甚至120万元的价值。我们要与和君长期合作!”

项目组是如何做到的?先进方法论指导下的系统解决方案的工具化落地,这一秘密武器正是项目大获成功的关键因素,也是贺陈鹏本人行走咨询江湖多年潜心研发的成果,目前,职位、薪酬、绩效等人力资源各主要模块的工具软件均已在Office Excel平台上开发完成并在不同类型的企业中投入使用。

项目复盘

以智奇项目的成果文件《职位说明书》为例,我们一起来看看项目组是如何利用体积不过几兆的秘密武器高质量高效率的完成这个最基础最有份量却也通常最不受重视的工作的。

首先,通过对战略规划和商业模式的梳理,项目组总结提炼出智奇为利益相关者提供的核心价值,并基于此核心价值利用自主研发的价值-能力匹配矩阵从九个维度对企业的战略职能进行规划。(由于本次项目时间周期紧张且咨询内容不涉及部门变动,故略去核心能力的相容性分析和企业成长生命周期分析等组织设计中的操作步骤,但实际上项目组还是就智奇组织架构在未来的调整方向提供了专业建议。)

在得到价值-能力匹配矩阵中企业的战略职能(如技术研发)之后,项目组又通过对价值链价值传导的分析梳理出战略职能之外的一般职能(如行政后勤管理)。上述战略职能与一般职能统称为一级职能,需要能够囊括组织中所有单位和个人当前以及未来某个战略周期内所有的职能职责。操作时可以通过进一步的资料研读、归纳合并与分类汇总来完成查漏补缺,随后进行的职能分解和配置也将对此作出检验。

接下来将一级职能分解为二级职能(流程法、模块法和混合法等方法,如人力资源管理这个典型的一级职能可通过模块法分解为人力资源规划、组织与职位管理、招聘管理、薪酬福利管理、绩效管理、员工关系管理和培训管理等二级职能)并将二级职能按照AMPES角色权限法(A:approve,审批;M:monitor,审核/监督;P:plan,计划/组织;E:execute,执行;S:support,协助/参与)配置到相应责任部门,成果如下图所示。

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这是整个项目的难点与核心,为后续的二、三级职能分解配置打下基础,也为职位说明书的最终成形提供了扎实的方法论基础和充分的逻辑依据。鉴于此阶段的关键性,项目组将大量的时间用于与客户沟通,只有在反复沟通的基础上达成一致,项目才能顺利向前推进。沟通的频次之高强度之大,以至AMPES都成了客户方几名高管的口头禅:“XX事情需要X总你来A,我可以负责S”,“今天晚上吃饭XX你可要P好啊!”,也为极度耗费精力的工作平添了几分欢乐。

上述一、二级职能的分解配置是从整个企业努力实现战略目标和保证日常运转顺畅的视角出发来完成的,而具体到职位说明书的撰写,项目组只需要:1、为选定的部门筛选出相关的一、二级职能;2、在部门内部再进行一轮职能的分解配置,即二级职能分解到三级职能,并以AMPES法配置到相应岗位(当然,这些与实际业务紧密联系的工作也都是需要客户的充分参与的);3、单击页面上的GO按钮。
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激动人心的时刻到了,魔术般的,短短十几秒之后,目标职位说明书在Excel中由系统自动生成了。

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项目总结与思考

逻辑严谨、环环相扣、颠覆传统、操作简便、结构清晰、整齐美观……这样的词还有很多很多,但都不足以描述这个神奇系统的巨大威力和系统背后先进的方法论与咨询理念。

职位说明书在企业人力资源管理中基础性的重要作用无需赘言,但实际却是常常被忽视:N年得不到维护更新,内容与工作现实严重脱节,于是陷入“不更新→有错误→没人看→不更新”的恶性循环。另外,传统职位说明书的写作方法需要依靠各类词汇的区别使用来完成对职能的分配,结果好坏只能寄希望于执笔人的记忆力、经验和职业水平,缺乏科学有效的手段来检测是否存在职责交叉或职责真空。

在工具软件中将职能层层分解和配置以完成职位说明书的做法可以说从根本上解决了上述问题。咨询师们也从枯燥繁重的文字工作中被解放出来,得以将更多的时间用于与客户的沟通和解决实际问题。在咨询公司与客户高强度的频繁互动中,知识转移得到了更高质量的完成,咨询的价值和魅力得到了更充分的展现,客户也因此获得了超出预期的收益。

在项目进行期间,智奇的对接小组与和君项目组结成了亲密的工作伙伴,经常是客户与项目组一起并肩作战到深夜,而这样的合作也确保了项目的落地:熟悉企业实际情况的HR们从一开始就深度参与咨询项目,一方面为咨询公司提供参考意见完善解决方案确保其可执行性,另一方面掌握工具软件的操作,学习理解支撑工具软件运行的逻辑体系和方法论。

此外,贺陈鹏总还承诺为工具软件的使用客户提供免费的售后服务,解除了客户对咨询公司“人走茶凉”的后顾之忧,而这份沉甸甸的承诺,正是贺总多年埋头钻研扎实积累和尽心尽力为客户服务的真实写照。

智奇项目组在贺陈鹏总的带领下用专业水平和敬业精神创造出项目进展异常顺利、客户异常满意的双赢局面。我们有理由相信,和君会成为智奇未来发展道路上不可或缺的合作伙伴,而贺陈鹏总也将用他的专业、敬业和乐业赢得更多客户,带领团队越走越好!

张晓,和君集团高级咨询师